Вся информация в одном месте

КАК ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗОВЫВАТЬ КОНФЕРЕНЦИЮ: ОСОБЕННОСТИ, НЮАНСЫ

Когда требуется создать правильную презентацию нового продукта или сделать научное исследование и рассказать о его итоге, тогда требуется организовать массовое собрание. Для этого требуется предусмотреть много разных моментов, должна быть осуществлена аренда конференц-зала. После правильного планирования и подготовки, можно быть уверенным в результативности организованного мероприятия.  

Подготовительные работы

Перед планированием конференции, необходимо подготовить доклад и вычислить время его озвучивания. От этого зависит аренда конференц-зала на определенное время. Также важно подготовить план мероприятия. Кроме выступления докладчика, требуется:

Встретить гостей, предоставить им место для снятия верхней одежды. Если это закрытое мероприятие, тогда нужно на входе спрашивать приглашения или искать прибывших участников в списке гостей.

Сделать небольшую презентацию в холле и рассадить участников в зале.

Подготовить вступительную часть.

Происходит зачитывание основной части доклада.

Может потребоваться сделать несколько перерывов через каждый час.

Завершающая часть подведение итогов.

Презентация подарков или раздача визиток с контактами компании-организатора.

Это основа для конференции или симпозиума. Также важно подобрать дату проведения и заранее уведомить о ней приглашенных.

Аренда локации

При сотрудничестве с надежным арендатором, можно рассмотреть разные варианты локаций, конференц-залы Киев, которые находятся в центре и имеют современное оформление, удобную мебель и стандартное техническое оснащение.

При планировании конференции, нужно в точности знать сколько будет людей присутствовать. От этого зависит размеры зала для мероприятия и число посадочных мест. Но всегда нужно иметь несколько свободных кресел, чтобы посадить на них гостей, который в само начале отказались, но потом передумали и приехали на встречу.

Также важно учитывать масштабность конференции и ее направление. Если будут присутствовать иностранные гости и они будут добираться с аэропорта самостоятельно, тогда лучше подобрать ивент-площадку недалеко от транспортных развязок, станций метро.

Собственная парковка может понадобиться, если прибудет большинство гостей на собственном транспорте. Тогда не нужно будет ограничивать проезд на прилегающих к локации улицах и дворах, а будет существовать возможность припарковать свои авто на парковке.

При выборе ивент-площадки стоит учитывать наличие осинового помещения, в котором будет проходить встреча, выступать докладчик и второстепенной комнаты, где можно будет расположить фуршет или оборудовать место для отдыха.

Техническое оснащение

В основном конференц-залы в Киеве имеют стандартное техническое оснащение. Это может быть трибуна, микрофоны, флип-чарт, лазерная указка, стандартное освещение и звуковое сопровождение. Но иногда этого оказывается мало и требуется добавить техническое оснащение, которое не входит в стандартный набор.

Если на конференции будут присутствовать иностранные гости, тогда синхронный перевод – это лучшее решение, которое экономит время, затраченное на устный перевод во время доклада. Техническое оснащение представляет собой систему, которая имеет акустику и беспроводное подключение к наушникам участников встречи. Перевод к ним попадает в реальном времени с минимальной задержкой.

При официальных событиях, на которых запланировано выступление нескольких гостей или комментарии из зала, требуется представить больше микрофонов. Они могут быть ручными или мобильными.

Дополнительные прожектора, система видеосвязи для удаленных гостей, дополнительное озвучивание – все это также может понадобиться. Иногда все проблемы решает конференц-система, которая имеет широкое техническое оснащение и помогает решать много задач. Правильно подобранное и протестированное оборудование поможет провести встречу без сбоев.

Правильно организованные перерывы

При планировании доклада, нужно учитывать время его проведения. Обязательно необходимо выдерживать число каждого этапа, и они не должны превышать 1-1,5 часа. Если доклад будет длиться больше, тогда следует организовать перерыв. Во время него можно будет зарядить телефон, сделать важные звонки или ответить на смс-сообщения, пообщаться с другими участниками.

Доказать хорошую подготовку и высокий уровень организаторов, можно правильно организованным перерывом. Для этого следует пригласить к сотрудничеству кейтеринговую компанию. Это организация, которая занимается приготовлением еды для определенного вида торжеств. Начиная от канапе и заканчивая торжественно сервированными блюдами – все это есть в меню, которое может рассмотреть заказчик.

Если перерыв не будет превышать 10-15 минут, тогда можно организовать кофе-брейк. Подразумевается самообслуживание, при котором гости подходят к специально сервированному столу и наливают в стаканчики себе кофе или чай. После этого отходят, освобождая место другим участникам.

При более долгом перерыве можно организовать фуршет. Это также разновидность самообслуживания, но на столах, кроме напитков, будут стоять еще разные блюда и закуски.

Для торжественного мероприятия может быть организован банкет. Это потребуется при окончании и желании сделать итог торжественным. В таком случае потребуется сервировать отдельно столы, за которыми будут сидеть гости. Обслуживание доверяется официантам.

С организаторами кейтеринга можно отдельно обговорить меню и заказать понравившийся вариант. Отдельно можно договориться об сервировке столов, аренду столовых приборов и тарелок, мебели. Также дополнительно могут предоставляться услуги официантов для банкетов и фуршетов.

РЕДАКЦИЯ РЕКОМЕНДУЕТ СТАТЬИ